Comienza a ser casi impensable ver una startup, agencia de publicidad o empresa digital que no utilice una herramienta de gestión de proyectos para organizar todas las tareas, cronología de las mismas y poder así tener un control exhaustivo del progreso del proyecto.
Si se han vuelto tan indispensables estas herramientas es porque ayudan a mejorar muchísimo en eficiencia y productividad en toda organización con varios empleados, ya sea una startup o una empresa grande.
Es verdad que, dependiendo de nuestras necesidades, se adecuará mejor una u otra. Por eso, para que puedas elegir la que mejor te viene, hemos querido recopilar las que desde No sin mis cookies consideramos que son las mejores y explicar sus características y diferencias.
Índice de contenidos
¿Cómo saber qué gestor de proyectos y tareas se adecúa mejor a mis necesidades?
Lo primero que debes de saber es que las herramientas que aquí te vamos a presentar son gratuitas (o tienen un plan gratuito) aunque alguna de ellas cuente con planes premium de pago.
La gestión de proyectos o tareas en un equipo de trabajo es tremendamente importante para el buen funcionamiento del propio proyecto, mejoran la productividad además de fomentar el trabajo en equipo.
No debemos de tomarla como una herramienta de control, sino como un espacio de trabajo que nos permite trabajar de manera ordenada y lineal sabiendo en todo momento en qué estado del proyecto nos encontramos, tanto desde el punto de vista personal como global.
De esta manera, tenemos mejor capacidad de organización y, sobre todo, de reacción ante los imprevistos que van apareciendo.
Desde Nosinmiscookies hemos probado todas las herramientas que recomendamos a continuación. Como te podrás imaginar, todas tienen pros y contras, aunque haya alguna más completa que otra, lo que aconsejamos es que pruebes, que las investigues bien y que te quedes con la que consideres que mejor te va a venir para tu empresa o proyecto.
¿Necesito gestionar un proyecto o simplemente las tareas de mi equipo?
Es importante que tengamos cuáles son nuestras necesidades ya que no es lo mismo necesitar un gestor completo de proyectos que permita realizar un control de facturación por ejemplo que si solo necesitamos una plataforma de gestión de tareas de trabajo.
Para una startup con un equipo de 3 personas será necesario una plataforma que permita centralizar toda la información, repartir las tareas entre los miembros. De esta forma, podemos saber en todo momento en qué estado del timeline que nos hemos puesto nos encontramos.
Esto nos permite reaccionar a tiempo ante un imprevisto. ¿Que falla uno de los 3 porque se pone malo durante una semana?
No pasa nada, los otros dos sabrán perfectamente el estado de las tareas que esta persona tiene pendientes y tendrán capacidad de reacción para repartírselas o para no trabajar en balde si por ejemplo su tarea dependía de que estuviese hecha alguna de las pendientes por hacer de su compañero enfermo.
Algunas herramientas van mucho más allá de la mera gestión de tareas y permiten medir el tiempo empleado en cada una, cruzar los datos con los de facturación y así poder medir nuestra rentabilidad y otras como Facebook Workplace nos permiten realizar videollamadas por ejemplo.
1. Trello
Trello es probablemente una de las herramientas más conocidas en este campo. Si bien es más limitada que otras como Asana en cuanto a funcionalidades, su punto fuerte es su aspecto colaborativo.
Podemos darle varios usos diferentes:
- Herramienta para ir marcando los procesos o tareas terminadas para un desarrollador por ejemplo.
- Visión y seguimiento de la evolución del proyecto.
- Planificación editorial
Es una herramienta muy sencilla e intuitiva, tiene un diseño muy visual que ayuda mucho a organizar nuestros proyectos y también a ver en qué estado están de un simple vistazo.
Se organiza en forma de tableros que todos los usuarios ven de la misma forma, en ellos puedes añadir tareas, asignarla a uno o varios usuarios y marcar una vez se han completado. Todos pueden comentar el progreso, poner anotaciones a cualquiera de las tareas.
Si lo deseamos, por cada tarea añadida, completada o modificada nos llegará un correo electrónico anunciandonos de los cambios.
Otra de las funcionalidades más destacadas de Trello y que más nos gustan en Nosinmiscookies es que puedes arrastrar cualquier tipo de archivo para adjuntarlo al tablero, fotos, texto, elementos de Slack y Google Drive, etc..
Sin duda es una de las herramientas más sencillas pero también una de las más utilizadas así que por algo será, su aspecto limpio e intuitivo predomina sobre sus funcionalidades. Con Trello, todo tu equipo estará enterado del progreso del proyecto en tiempo real de un solo vistazo.
Merece la pena probarlo, ¿no?.
2. Slack
Slack es otra de las herramientas que utilizamos a diario en República Coconut, es de las mejores que hemos encontrado para colaborar y compartir información con nuestros compañeros.
Slack es una herramienta que nos ahorra enviar una gran cantidad de emails. Nos permite comunicarnos en forma de chat interno donde podemos enviar todo tipo de archivos y evitar así cadenas de email infinitas. 
Un archivo enviado a un compañero por slack evita que sea enviado por correo y quedando por debajo de otros 3 o 4 emails que tenga aún por leer. Se pueden crear chats de grupos para cada proyecto o departamento para así tener un canal de comunicación directo con nuestros compañeros.
En cierto modo Slack lo que viene es a descongestionar nuestra bandeja de correos electrónicos haciendo mucho más ágil y eficaz la comunicación interna.
Todo lo que has estado haciendo a través del email y teléfono puedes hacerlo a través de Slack. Compartir y modificar archivos de todo tipo (Excel, Drive, Dropbox, etc).
De esta forma aumentamos la productividad mejorando así la gestión de nuestros equipos y proyectos.
3. Asana
Menos conocida que Trello, Asana permite una gestión completa del proyecto con más funcionalidades como mayores facilidades para compartir archivos u organizar las conversaciones entorno a los proyectos en cursos.
Asana no es competencia directa de Trello pero si lo completa en cierto modo. Uno de los elementos que más nos gusta de esta plataforma es la gestión de una lista común de tareas por hacer ya que cuenta con una barra de progreso de proyectos. Esto nos permite trabajar con el método «Get things done», es decir organizar las tareas y realizarlas en el orden establecido dejando así poco margen a imprevistos o errores de comunicación interna.
Otro de los puntos fuertes de Asana es la comunicación interna, puesto que dentro del apartado “Team conversations”, ahí podrás conversar con tus compañeros de proyecto directamente de cualquier cosa sin tener que estar relacionado con una tarea o proyecto en particular.
Tenemos por lo tanto un chat interno igual que con Slack que, al final, acaba siendo muy útil y nos ahorra muchos emails.
Otra cosa que nos gusta mucho de Asana es la posibilidad de cambiar en un click de una visión en forma de lista a calendario o tablero. De este modo podemos no solo ver la lista de tareas realizadas y pendientes sino que las podemos situar en un calendario rápidamente.
En definitiva, lo mejor de Asana es la posibilidad de dividir el trabajo por proyectos de manera ordenada, los gráficos del progreso de los proyectos y la posibilidad de integrar herramientas externas como Harvest para comprobar el tiempo que dedicamos a cada tarea.
Como veis es una herramienta muy completa que cuenta con una versión gratuita con un límite de 15 miembros y otra de pago con usuarios ilimitados.
4. Facebook Workplace
Hace algo más de un año Facebook lanzó una herramienta que prometía competir con todas las que ya existen para la gestión de equipos y proyectos.
¿Cómo pretende captar a los millones de usuarios que ya utilizan otras?
Pues muy sencillo, haciendo un clon de su plataforma original de tal manera que todo el mundo (o por lo menos todos lo usuarios de Facebook…) ya está familiarizado con sus menús, botones, muro, etc.
Del mismo modo que en la red social original, en el Workplace podemos crear grupos para los trabajadores, públicos o cerrados. Además, podemos crear y agendar reuniones, dar acceso a documentos, comunicar cosas a nivel interno.
Además del chat interno podemos realizar llamadas de voz y de video si lo deseamos de manera que podemos estar conectados y tener reuniones o llamadas a distancia en cualquier momento.
Cabe reseñar que Facebook Workplace está totalmente disociado del Facebook original. Tu usuario privado de Facebook nunca aparecerá relacionado con tu perfil profesional de Workplace, ¡podéis estar tranquilos!.
Tras un año en funcionamiento ya, cada vez son más las empresas que están pasándose a Facebook Workplace para gestionar sus proyectos (más de 30.000 empresas ya según Facebook). Además, hace no mucho han realizado un lavado de cara con un nuevo diseño más limpio e intuitivo.
5. Remember the milk
Si lo que estamos buscando es simplemente una herramienta que nos sirva de lista de tareas, Remember the link, es una de las candidatas que deberías de probar.
Nos gusta mucho por la sencillez de su interfaz y del concepto de organizar las cosas de tal manera que no quede nada en el aire o, peor aún, en el olvido. Remember the link nos permite gestionar online una lista de tareas (propias o compartidas) y nos avisa y notifica por email si lo deseamos.
Dispone de dos planes, uno gratuito básico y otro de pago «Pro». A continuación podéis ver las diferencias entre ambos:
Conclusión
Como imaginarás, son muchísimas más las herramientas disponibles para la gestión de tareas y proyectos completos. Desde No sin mis cookies hemos querido recoger las que más nos han gustado de todas las que hemos probado (que son muuuchas ya).
De todas formas, lo que aconsejamos es que te descargues varias y pruebes. Al fin y al cabo, cada empresa y proyecto es diferente y no todas van a darnos lo que necesitamos o se nos quedan grandes.
Como siempre, cualquier duda o sugerencia nos escribes aquí abajo en los comentarios y estaremos encantados de contestarte!
