Cómo crear y gestionar un equipo a prueba de bombas para escalar tu negocio

Crear y gestionar un equipo es lo más difícil que he aprendido (y sufrido) en mi vida.

Puedes pedirme una página de ventas de producto o servicio más raro de la historia y estoy seguro de que sabré salir del paso con bastante facilidad.

Puedes llamarme para hacerte el lanzamiento del programa formativo más extraño que jamás hayas imaginado y encontraré el ángulo y la forma de venderlo.

Pero si hablamos de la gestión de un equipo, empiezo a sudar.

Las herramientas pueden ser más o menos complicadas, fallan o incluso se actualizan y te obligan a revisar todo lo que sabes… pero una persona es literalmente impredecible.

Todos somos complejos, complicados y diferentes. Por eso cuando un negocio crece y cada vez está compuesto de más personas, su complejidad aumenta casi exponencialmente.

Nadie te puede enseñar a crear y gestionar un equipo. No hay formación, taller o explicación que te lleve de “no sé ni cómo organizarme yo solo” a “tengo un equipo superfeliz en una oficina más chula que la de Google”.

Decir esto como introducción de un artículo en el que pretendo enseñarte a crear un equipo puede ser un poco contradictorio, pero la realidad es esa.

Por eso en este artículo voy a explicarte mi versión de la historia, una historia que me ha llevado de estar solo a estar acompañado de 11 personas en menos de 18 meses.

Te contaré el proceso que he seguido para construir ese equipo remoto que hoy me permite tener una escuela de formación, una agencia de servicios y el tiempo suficiente para abrir nuevas líneas de negocio.

Ah, y también para irme de vacaciones de vez en cuando. No todo en la vida va a ser trabajo.

Eso es lo que puedo prometerte, todo lo que he aprendido en este proceso resumido en 5 pasos.

Empecemos a caminar.

1. Contratar nunca es el primer paso

Crear un equipo nunca comienza por contratar.

Es más, si contratas porque la demanda te ha superado y no has hecho ciertas cosas antes lo único que vas a hacer es agrandar el problema. 

¿Por qué?

Por algo muy sencillo: si contratas sin tener procesos documentados, tus empleados no sabrán qué tienen que hacer, por qué lo tienen que hacer ni cómo lo tienen que hacer.

Parece una chorrada, pero no lo es.

Por ejemplo, yo he contratado a la mayoría de personas de mi equipo “a lo loco”. La demanda me superaba, necesitaba a alguien que me ayudara y contrataba sin ningún tipo de onboarding ni preparación.

El empleado entra en la empresa, lo vuelves loco con un montón de tareas y órdenes y, cuando te das cuenta, se ha perdido y encima hace las cosas de una forma muy diferente a la que a ti te gustaría.

¿Por qué?

Por tu culpa. 

Si nunca le has dicho qué tiene que hacer, por qué lo tiene que hacer ni cómo lo tiene que hacer… ¿qué esperabas?

2. Analiza y documenta tu negocio

Este sí es el primer paso. 

Voy a volver a ser redundante, pero lo primero que debes hacer es definir estos 3 aspectos:

1. ¿Qué haces y cuáles son tus tareas recurrentes?
2. ¿Por qué haces lo que haces y qué debes delegar o eliminar?
3. ¿Cómo haces esas tareas y qué procesos sigues?

Vamos a analizarlos con algo más de detalle.

2.1. ¿Qué haces y cuáles son tus tareas recurrentes?

En este punto lo importante es hacer una lista con absolutamente todas las tareas que haces en tu operativa diaria.

Por ejemplo, en mi caso decidí utilizar una técnica que aprendí trabajando con Franck Scipion:

1. Crea una tabla con 4 columnas.
2. Pon en cada una de esas columnas, de izquierda a derecha, 10€, 100€, 1.000€ y 10.000€.
3. Pon debajo de cada valor las tareas que haces pensando en el valor que generan. Por ejemplo, contestar los comentarios en el blog estaría en el rango de 10€ y crear un embudo para captar clientes de forma continua estaría en el rango de los 10.000€.

Si dedicas un tiempo razonable a este ejercicio, tendrás una lista con la mayoría de tareas que haces ordenadas de mayor a menor importancia.

Ya estamos avanzando.

2.2. ¿Por qué haces lo que haces y qué debes delegar o eliminar?

Con tu preciosa lista de tareas delante, ahora toca ver cuáles de esas tareas deberías de dejar de hacer porque no son productivas y cuáles sería interesante delegar.

A la hora de eliminar tareas, la decisión es personal y difiere en cada uno de los negocios. No tengo mucho que añadir aquí.

Pero a la hora de delegar la decisión, más allá de qué tarea pasar a otra persona o no, es saber qué tipo de colaborador quieres para delegar ciertas tareas.

Hay algunas que son fáciles de delegar en otras empresas o profesionales contratando servicios, como por ejemplo la gestión contable y fiscal o el desarrollo de una nueva página web, mientras que otras son susceptibles de trabajar con colaboradores recurrentes o empleados fijos.

Mi recomendación en este caso es que empieces siempre “pequeño”. Es decir, no contrates a una persona a tiempo completo sin tener previsto el trabajo de esa persona y sin saber si ese trabajo se prolongará en el tiempo.

Es mejor empezar, en ese caso, con una colaboración con un pago mensual a ese profesional o una media jornada. Contratar a una persona a tiempo completo es algo que debe de meditarse bastante, no solo por la demanda de trabajo sino también por acertar con la persona que se contrata.

No recuerdo quién me lo dijo ni dónde lo leí, pero siempre hay que tener en cuenta esta frase:

“Contrata lento, despide rápido”. 

2.3. ¿Cómo haces esas tareas y qué procesos sigues?

Esta parte es probablemente la más laboriosa y la que menos apetece hacer: documentar (casi) todo lo que haces para que sea fácil de delegar.

No hay nada peor que incluir a una nueva persona en el equipo y que no sepa cómo se hace nada. Y, por mucho que esa persona sea buena y tenga la formación que necesitas, esto te va a pasar si no trabajas previamente la documentación de tu negocio.

Todo esto se hace a través de lo que nosotros denominamos POE o “Procesos operativos estándar”, que no es más que una traducción de SOP (Standard Operating Procedure).

Un POE simplemente es un documento que refleja con todo lujo de detalles cómo se realiza una tarea concreta de la empresa.

Por ejemplo, en esa imagen puedes ver una captura de nuestro proceso para realizar reuniones generales. Son reuniones que hacemos todas las semanas que tienen un proceso muy concreto que ya casi nos sabemos de memoria, pero que cualquier persona nueva que entre en el equipo debe entender.

Este documento no tiene una estructura fija, ya que simplemente debe reflejar el paso a paso para realizar dicha tarea. 

Es importante que esté por escrito, ya que es más fácil actualizarlo y mejorarlo poco a poco que si está en vídeo u otro formato. De hecho, tu equipo y tú lo iréis mejorando con el paso del tiempo.

3. ¿Cuándo es el momento ideal para empezar a construir tu equipo?

La respuesta corta es “depende”, como ya te podrías imaginar.

La respuesta larga vamos a detallarla poco a poco, que es algo complejo y que cada uno tiene que adaptar a su propia realidad.

Mi experiencia me dice que hay 3 puntos clave para saber cuándo es el momento ideal para dar el paso:

1. ¿Tengo suficientes ingresos y fondos para mantener la colaboración o contrato durante un tiempo determinado?
2. ¿He documentado los procesos de las tareas que voy a delegar en esta persona y sé exactamente qué quiero que haga?
3. ¿Tengo clarísimo que la demanda de las tareas que va a llevar a cabo se va a mantener en el tiempo o que voy a dedicarme a que esa demanda crezca?

Si la respuesta a las 3 preguntas es “sí”, entonces puedes dar el paso y contratar.

Porque si no tienes ingresos y, sobre todo, fondos para que esa persona permanezca al menos 6 meses en el equipo… es mejor esperar. Busca un colaborador puntual para algún trabajo y no des el paso aún.

O si no tienes nada documentado ni sabes exactamente qué quieres delegar en esta persona, tampoco es el momento. Yo he contratado muchísimas veces así y siempre acabo “pagándolo”, aunque al final lleguemos a buen puerto.

Y si no tienes claro que la demanda de ese tipo de tareas se mantenga en el tiempo o la vayas a potenciar, no te recomiendo añadir a esa persona al equipo. Un empleado que no tiene “nada” que hacer es un gasto que no te puedes permitir. 

4. ¿Qué perfiles se suelen contratar en una empresa online y por dónde debería empezar?

En esta pregunta también debería colocar un “depende”, ya que el primer puesto que debes cubrir depende muchísimo del tipo de empresa que tengas y de tu actividad.

Aun así, voy a aventurarme a decirte los perfiles de empleados que puedes contratar para un negocio online y la mejor forma de empezar.

4.1. Los 11 perfiles que deben estar en cualquier negocio online

De nuevo, advierto de que todo está basado en mi experiencia y en el tipo de negocios con los que yo trabajo. Cada empresa tiene una situación distinta, pero te puede servir de guía.

1. Asistente virtual: un asistente que se encargue de gestionar tus comunicaciones, el contacto con tu audiencia, tu agenda y la contabilización de ingresos y gastos. En muchas ocasiones pueden acabar siendo los project manager de la empresa, pero no te recomendaría mezclar ambos perfiles.
2. Copywriter & redactor: siendo copy, estaba claro que esto iba a aparecer por aquí. Cualquier negocio online se comunica diariamente a través de la web, blog y todo tipo de medios, así que hace falta alguien que escriba todos esos textos y te deje a ti trabajar en lo tuyo. 
3. Trafficker: gestor de tráfico que te ayude a multiplicar tu visibilidad con campañas de Facebook, Google Ads, etc. Junto al copy suele ser el “dueto” que se encarga de que llamen muchas personas a la puerta de tu negocio para pedirte presupuestos o comprarte productos.
4. Especialista en SEO: si el tráfico orgánico forma parte de tu estrategia, este perfil vendría a trabajar este apartado. Al igual que el trafficker, sería esa persona que te lleva personas a la puerta de tu negocio, aunque esta vez a través del tráfico orgánico.
5. Sherpa tecnológico: diseñador/programador que te quite los marrones tecnológicos de encima. No puedes perder el tiempo entre plugins, temas y modificaciones de la web o intentando arreglar todo en las 1.000 herramientas que usas.
6. Project manager: coordinador de la empresa que se encarga de que el trabajo de los clientes salga para adelante, de que los plazos se cumplan y de que todo el equipo esté en armonía. En cuanto tienes 2-3 personas dentro y muchos proyectos en marcha, es 100% necesario.
7. Community manager: si tienes mucha actividad en redes sociales, es necesario que alguien te ayude a gestionarla. Esta persona se encargaría de publicar todo en tus redes sociales, gestionar los comentarios en la publicidad y contestar mensajes privados.
8. Comercial: el equipo comercial, aunque lo ponga 7º lugar, es uno de los que más debe crecer a lo largo del tiempo. Si no hay comerciales, no hay contactos. Si no hay contactos, no hay ventas. Si no hay ventas, no trabaja nadie.
9. Videógrafo: creador y editor de contenidos en vídeo para la empresa. Este perfil depende de la demanda de vídeos que tengas para ti y tus clientes, pero si trabajas mucho la comunicación por redes sociales y quieres ser el próximo GaryVee necesitas a un videógrafo en tu equipo.
10. Gestor fiscal & contable: si la empresa crece y crece, siempre es mejor incorporar este perfil dentro. Aunque sigas colaborando con una asesoría o gestoría externa, debes tener un control total y absoluto sobre presupuestos, cash flow, rentabilidad, etc.
11. Gestor: si la empresa empieza a abarcar más de lo que tú puedes controlar, incluso teniendo un project manager en tu equipo, es necesario pedir ayuda de un gestor de la misma. Esta persona sería el filtro entre tú y toda la empresa, se encargaría de gestionar la operativa y controlar que todo funcione para que tú solo estés en lo más importante.

Me faltan perfiles y probablemente me esté dejando alguno, pero si tuvieras a estas 11 personas en plantilla significaría que todo va muy bien.

Además, es importante saber que cada empresa tiene su propia “demanda” de cada uno de estos perfiles. Por ejemplo, si yo vendo servicios de copywriting, ¿de qué crees que saben el 90% de mis empleados? 

Siempre es importante que el equilibrio entre captación y entrega se mantenga. ¿A qué me refiero con esto? A que si tienes un equipo de ventas grande, evidentemente estés preparado para tener un equipo que entregue lo que prometes.

4.2. ¿A quién contrato primero?

Cuidado, que viene otra vez: depende.

En mi caso yo necesitaba contratar a una persona polivalente que fuera capaz de escribir emails, construir una página con un maquetador visual en WordPress y gestionar una campaña de Facebook a la vez.

¿Qué perfil es ese? Ni idea. No es un trafficker, no es un copy y no es un diseñador. ¿Un 3 en 1? No tiene “nombre”.

La realidad es que la primera persona que contrates debe ser bastante polivalente, ten en cuenta que no podrás darle con casi total seguridad una única tarea o asignarle un área específica.

Todos buscamos clones de nosotros mismos para arrancar, ya que queremos delegarles lo que hacemos… ¡pero es que hacemos de todo!

Aunque busquemos a alguien polivalente, es importante tener cuidado y no buscar clones nuestros por un motivo sencillo: no existen.

Busca a alguien con la actitud correcta y que tenga las aptitudes para trabajar en alguna de las áreas que necesitas y fórmala poco a poco. En este caso, sobre todo en la primera persona que contratas, lo más importante es la actitud.

Puedes encontrar a gente con muchas aptitudes que no lucha por tu empresa, mientras que por otro lado puedes encontrar a gente con mucha actitud que “no sabe de nada” que aprende todo a la máxima velocidad y se mata por lo que tienes.

A una persona que no sabe, pero tiene ganas de aprender, se le puede enseñar todo si has hecho el trabajo previo que comenté. Pero a una persona que sabe, pero no quiere aprender más ni le interesa hacerlo, no se le puede desarrollar dentro de la empresa. Y una persona sin un “plan de empresa” casi siempre acaba saliendo.

5. ¿Cómo gestiono mi equipo para no perderme por el camino y levantarme sin saber ni qué tenemos que hacer?

Cuando trabajas solo puedes ser desordenado (aunque no lo recomiendo), pero cuando trabajas en equipo el desorden se puede multiplicar por 10 y convertir la empresa en una jaula imposible de gestionar.

Por este motivo es importante empezar bien desde el principio. Si gestionas todo de forma ordenada desde el día número uno, el caos no crecerá, pero si lo dejas pasar hasta que tienes un equipo grande para corregir todo lo que ya estará mal… prepárate.

Ok, tras esta advertencia inicial, pasemos a lo importante: ¿cómo gestionamos a nuestro equipo?

Te contaré cómo lo hacemos nosotros, aunque esto no quiera decir que sea la forma ideal ni el único sistema que funciona.

5.1. Forma un equipo de miniCEO y no busques trabajar solo con soldados rasos

Uno de los libros más interesantes que he leído en el último año fue CEOFlow de Aaron Ross. En este libro la clave, más allá de todo lo que explica, es que para crecer como empresa debes crear líderes que gestionen sus propios equipos.

En otras palabras, tienes una jerarquía que funciona con líderes que tienen sus propias “empresas” dentro de tu empresa. Suena algo lioso, pero realmente es más sencillo de lo que parece.

Por ejemplo, en mi empresa tenemos un líder por cada producto o servicio que llevamos a cabo. Adopta un copywriter tiene una coordinadora que es la jefa de este apartado y, dentro del programa, ella es la líder y la CEO que decide qué se hace y qué no.

Ella lidera el equipo, gestiona las mejoras, pide recursos, los elimina o traza un plan estratégico para conseguir más ventas y mejorar los resultados de los alumnos. En otras palabras, ese área de la empresa se comporta como si fuera una empresa en sí misma.

Existe una supervisión por mi parte, sobre todo a nivel de decisiones estratégicas, pero no estoy en el día a día y saben que prefiero que hagan 10 cosas y se equivoquen en 3 que estar parados esperando aprobaciones de todo.

Por debajo de ellos hay “soldados rasos” que, poco a poco, van empoderándose y consiguiendo más responsabilidades para escalar a convertirse en otro miniCEO más. Y así hasta el infinito, intentando que cada persona sea capaz de gestionar su tiempo y sus tareas sin ningún problema.

Este proceso es difícil porque requiere de un trabajo de formación, tanto profesional como personal, que va más allá de enseñar cuatro tareas y esperar que se cumplan. Lo bueno es que, cuando empieza a funcionar, te libera casi por completo de trabajar la operativa diaria de ese área.

Y eso, la verdad, no tiene precio. ¡Viva el CEOflow!

5.2. Crea una rutina de reuniones para evitar problemas y mantener la comunicación

Una de las claves para que todos los proyectos avancen es que se programen reuniones obligatorias cada semana. En nuestro caso existen diferentes tipos de reuniones:

1. Reuniones generales: dos reuniones semanales de 30-45 minutos en las que se actualizan todas las áreas de la empresa y los temas comunes que tienen que ser atendidos durante esa semana. En caso de que algo requiera más atención, se crea una reunión específica con los implicados. Aquí asisten todos los empleados.
2. Reuniones de áreas: reuniones recurrentes entre los participantes de un área, producto o servicio concreto. Solo participan los que trabajan en ese proyecto y lo hacen semanalmente para avanzar y no bloquearse ante cualquier duda o problema.
3. Reuniones de inicio de proyecto: cada vez que se comienza un nuevo proyecto importante se hace una reunión para analizar las tareas, tiempos y participantes del mismo. Estas reuniones son más largas y se trabajan a la vez con un cuadro de mando que refleja las fases, tareas y plazos de ejecución.

Hay algunos tipos de reuniones más, como las de evaluación tras finalizar un proyecto o las de “ideas locas” para que fluya la creatividad y todos propongan novedades, pero esas 3 son las principales.

La importancia de estas reuniones, sobre todo las 2 primeras, es que se hacen de forma recurrente un día concreto a una hora concreta. Esto evita el montar reuniones sobre la marcha y que parte del equipo pueda y otra parte no. Tú sabes que tienes que estar el lunes a las 10:00 en la reunión, dure 10 minutos o 40.

Yo gestiono un equipo 100% remoto y esta rutina de reuniones es vital para que no nos desconectemos. Salvo algunos eventos presenciales y 2 encuentros anuales que hacemos, nunca trabajamos juntos en el mismo espacio físico. Por lo tanto, nuestras reuniones en Zoom (es el programa que usamos) son vitales.

Te aseguro que esto multiplica la dificultad de gestionar un equipo. Aun así, teniendo en cuenta el nuevo tipo de modelo de negocio online, cada vez es más habitual y va tocando acostumbrarse a gestionar este tipo de equipos.

De todas formas, el tema de las reuniones y la costumbre de informar es algo que aplica por igual a un equipo remoto y a un equipo físico que trabaja en una oficina y se ve todos los días.

5.3. Controla todos los proyectos a través de Calendar, Trello, Slack y Google Sheets

Para finalizar, nosotros trabajamos principalmente con 4 herramientas sencillas para gestionar la comunicación, avance de los proyectos y vida en general de la empresa:

• Google Calendar: todos los empleados comparten su calendario para ver su disponibilidad, bloquean las horas de reuniones o situaciones personales y ven un calendario compartido de la empresa con todos los eventos y fechas clave.
• Trello: cada empleado y proyecto tiene su propio tablero. El project manager se encarga de gestionar que los proyectos avancen, revisa los tableros personales y cada uno se organiza para cumplir sus tareas.
• Slack: toda la comunicación de la empresa se lleva a cabo por canales de Slack, teniendo cada área y proyecto su propio canal, para que la comunicación sea pública siempre que sea posible.
• Google Sheets: en Google Sheets creamos cuadros de mando para gestionar los proyectos y controlar todo lo que hay que hacer desde el primer día. Es como una especie de “chuleta” que se hace el día de la reunión de inicio de proyecto para facilitarle la vida al project manager a la hora de gestionar y asignar tareas.

A través de estas 4 herramientas gestionamos toda la comunicación de la empresa, aunque también utilizamos Google Slides y Google Docs para presentaciones y documentación.

Y lo más importante de todo: solo aprenderás cuando te toque gestionar

En este artículo te he contado qué hacer antes de contratar, cómo saber cuándo debes contratar, los perfiles a buscar y la forma de gestionar el equipo una vez empieces a funcionar.

Sinceramente, todo esto no es más que una pequeña guía que te ayudará a evitar alguna piedra y te dará claridad para empezar… porque todo lo que tienes que aprender lo aprenderás cuando gestiones tu propio equipo.

Cada equipo es diferente, cada persona es un mundo y cada empresa tiene su propia cultura, valores y objetivos. Todo lo que yo he explicado aquí me sirve actualmente a mí, pero puede que tú solo puedas aplicar un 10% de lo que has visto, o también puede que en un año cambie mi forma de trabajar con el equipo.

No lo sé, la verdad. Aprendo sobre la marcha, trabajo con un equipo flexible que se adapta y aprendemos por el camino. No hay MBA, curso ni formación que te diga “mira, así se gestiona un equipo”.

Abrí con esta idea y cerraré el artículo de la misma forma: la única forma de aprender a gestionar un equipo es gestionarlo en el mundo real.

Solo espero que, tras leer todo lo que te he presentado aquí, tengas menos interrogantes y más recursos para empezar a construir tu equipo.

Y si tienes cualquier duda o quieres saber más, solo tienes que hacer una cosa: comenta y prometo que te responderé con la misma sinceridad que he escrito este artículo.

Muchísima suerte con la gestión de tu actual o futuro equipo.